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敬老会を終えて

 敬老会終えました。

 たくさんのお年寄りの皆さんに喜んでいただき本当によかったです。

 しかし、途中でうまく行かなかった点も多々ありました。

 来年は、私が敬老会運営役員の会長になります。

 今から本当にできるのだろうか?と不安でいっぱい。

 なんとか乗り切らねばなりません。

 さて、今年で役員3年目を迎えたわけですが、敬老会役員の仕事を普段まきばで行っている仕事のやり方でのぞめばかなり効率化できることがわかりました。

 たとえば会場の設営。

 毎年、

 「並べる机はいくつ必要だったっけ?」

 「シートは何枚どういう間隔で敷けばよかったっけ?」

 「備品はどこへしまっていたっけ?」

 「表彰状をお年寄りに渡すときはステージを向いてたっけ?それとも会場の皆さんのほうを向いていたっけ?」

 などなど、毎年やってるけれどその当日になると忘れているということがたくさん。

 実際に準備しながらあれこれ話をしているうちになんとなく思い出してきて何とか完成!というパターンが多かった。

 そこで、昨年デジカメで撮影した画像に題名をつけ、各準備ポイントを画像に書き込み、それをカラーコピーし、ファイルし、インデックスを貼り付けた。

 これによって、会場の設営、料理の配置、演芸の控え室の状態、ステージの設営など短時間で把握したり協力してくれている役員さんにわかりやすく説明できたりとものすごい効率アップにつながった。

 来年より精度を上げ、その後の役員が何度も打ち合わせしなくても簡単に状況把握できるくらいのもの作って引き継ぎたいと思います。
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by ma-ki-ba | 2016-09-05 09:21 | 日々のできごと | Comments(0)
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